Mestiere segretaria: mansioni e guadagni di questo ruolo

Tra i vari ruoli che compongono il personale di un’azienda uno fra i più importanti e indispensabili è quello dell’addetta alla segreteria, ovvero il mestiere di segretaria. La segretaria è una figura esperta non solo nelle relazioni con il pubblico e la clientela, ma anche nella gestione, archiviazione e disbrigo pratiche che risultano essenziali per il buon andamento dell’attività.

Di cosa si occupa la segretaria?

La segretaria è spesso uno dei primi volti che si incontrano entrando in un’azienda, questo vuol dire che è un elemento fondamentale per l’immagine della stessa in quanto è la prima responsabile del contatto con il pubblico. L’accoglienza del cliente è un aspetto cruciale di questa professione, dal momento che la prima impressione che questi riceve dall’azienda proviene esattamente dalla capacità della segretaria di instaurare un dialogo che lo metta a suo agio e che ispiri competenza e affidabilità, gettando proficue basi per qualsiasi rapporto professionale che andrà a crearsi. Oltre al rapporto con il pubblico, la segretaria deve anche essere in grado di gestire pratiche e documentazione a lei affidate. Mantenere in ordine ed aggiornati i dati relativi alle attività aziendali è il compito che permette di prevenire qualsiasi disguidi o danni che, invece, è sono pericoli sempre attuali in presenza di una burocrazia approssimativa e disordinata. Come si può ben immaginare, anche svolgendo il proprio ruolo con le migliori attenzioni, possono sempre verificarsi delle problematiche inaspettate. La segretaria, dunque, deve essere in grado di affrontare gli imprevisti e gestire efficientemente le difficoltà inattese.

Le qualità e competenze richieste

La prima qualità che una segretaria deve possedere è sicuramente una spiccata capacità comunicativa e relazionale, sia verbale che scritta. Sono infatti a lei affidate le comunicazioni con il pubblico, che possono avvenire di persona, telefonicamente o tramite la predisposizione e l’invio di lettere. Deve inoltre gestire le telefonate in entrata, smistarle presso gli uffici competenti e predisporre un’ordinata rete di appuntamenti, adeguandola sia alle esigenze del cliente che a quelle degli altri operatori aziendali. Indispensabile è anche un’ottima conoscenza dei principali strumenti informatici. E’ a lei affidato l’invio e la ricezione delle e-mail, l’archiviazione di dati riguardanti sia i clienti che le attività commerciali aziendali, nonché la compilazione di fogli di calcolo per predisporre rendicontazione e fatture. Completano queste mansioni, ovviamente, la capacità di ordine e precisione, nonché le abilità di problem solving e multitasking. E’ fortemente consigliata, infine, la conoscenza di almeno una lingua straniera. Viviamo ormai in una società multiculturale e multilingue, e non è rara l’eventualità di dover gestire alcuni contatti tramite l’utilizzo di una lingua differente dall’italiano, specialmente se l’azienda per la quale si lavora ha contatti, commerciali o diplomatici, con l’estero. La capacità di comunicare in inglese, infatti, è ormai considerata una competenza di base per il ruolo di segretaria, mentre la conoscenza di terze lingue come lo spagnolo, il francese o il giapponese costituisce un elemento preferenziale non indifferente.

Quali sono le possibilità di guadagno?

Lo stipendio di una segretaria varia a seconda della tipologia di contratto lavorativo stipulato, che può essere sia part-time che full-time. I guadagni offerti dal settore pubblico e dal privato, inoltre, sono lievemente differenti. Tra le principali categorie di segretaria, si riconoscono le seguenti:

• Segretaria di Studio medico: circa 1.200 €/mese
• Segretaria di Studio legale: circa 1.300 €/mese
• Segretaria d’azienda: circa 1.300 €/mese
• Segretaria per istituti scolastici: circa 1.600 €/mese
• Segretaria Part-Time: circa 850 €/mese

Bisogna considerare anche il livello di esperienza maturata. Chi ha appena iniziato la professione e sta svolgendo uno stage potrà raggiungere un guadagno di circa 500 €/mese. Chi è già stato inserito all’interno di un’azienda e sta svolgendo un primo periodo di apprendistato, avrà uno stipendio di circa 650 €/mese per la durata dello stesso, accedendo poi al maggiore guadagno previsto per una risorsa stabilmente inserita nella realtà aziendale. Lo stipendio medio di una segretaria, dunque, si aggira intorno ai 1250 €/mese, con una progressione di carriera che assicura un incremento della cifra che va dal 3% al 26%.

Come diventare segretaria?

Data la molteplicità di requisiti e qualità richieste, seguire un corso per segretaria specializzato e accreditato è la soluzione migliore per ottenere questo ruolo presso le aziende o gli istituti che cercano personale. Le stringenti selezioni richiedono alti livelli qualitativi e professionali, pertanto un’adeguata e completa preparazione è essenziale per far fronte ai vari test che le aziende predispongono per l’accesso alla procedura di assunzione. Puoi accedere al nostro corso di segretaria tramite il seguente link: https://www.scuolaformazionebsa.it/corso-operatore-amministrativo-segretariale-roma