Conservazione sostitutiva: perché l’azienda deve abbracciare il digitale?

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Impossibile sottrarsi alla conservazione sostitutiva (come spiegato su savinosolution.com), procedura che sebbene non ancora obbligatoria per la legge italiana, è diventata irrinunciabile per rendere il lavoro più snello ed efficiente, oltre che per abbattere il margine di errore.

Grazie alla dematerializzazione dei documenti non viene eliminato solo spazio prezioso per custodire faldoni e registri, ma si avrà la possibilità di interagire senza complicazioni con le Pubbliche Amministrazioni e gli Uffici Finanziari.

Ogni azienda che intende rimanere a passo con i tempi può passare al “Full Digital” evitando ripercussioni e rallentamenti di sorta, ma anzi con la certezza di abbattere i costi che ogni giorno vengono imposti dalla burocrazia italiana.

La conservazione sostitutiva: perché è così importante?

Prima di rispondere a questa domanda è importante precisare che la conservazione a norma di legge non deve essere confusa con la firma digitale che viene apposta sui documenti.

In quest’ultimo caso, infatti, il file sarà semplicemente marcato temporalmente ma, fin quando rimane conservato all’interno dell’hard disk aziendale, non si avrà alcuna garanzia in ordine all’integrità dei dati in questo racchiusi.

La conservazione a norma, invece, richiede un iter molto più complesso e articolato che inizia con il versamento. Il primo step, pertanto, prevede la memorizzazione del documento tramite dei metadati per consentire un successivo e veloce reperimento.

Il documento viene poi firmato digitalmente e inserito all’interno di un archivio che ne impedisce la modifica del suo contenuto. Quando necessario, ovvero dietro una formale richiesta, il documento potrà essere consultato tramite la distribuzione.

In buona sostanza il documento potrà essere consultato non solo per ragioni aziendali interne, ma anche da parte di soggetti terzi, si pensi ad esempio al caso in cui l’Agenzia richieda l’esibizione delle fatture.

Tutto quello che verrà preso in visione sarà inoppugnabile. Il contenuto dei documenti conservati in maniera digitale è riconosciuto come attendibile: i dati conservati sono autentici di fronte alla legge.

La figura del Responsabile della Conservazione

L’intera procedura è gestita dal Responsabile della Conservazione, soggetto abilitato e dalla maturata esperienza, che si occuperà di marcare temporalmente i documenti, della loro firma digitale, oltre che dell’archiviazione, del reperimento e della distribuzione.

L’azienda, pertanto, non dovrà preoccuparsi di nulla, in quanto sarà il Responsabile della Conservazione a provvedere a tutte le incombenze necessarie nel rispetto di quanto disposto dall’AGID.

A questo punto è facile comprendere quanto sia importante figura del Responsabile della Conservazione per le aziende che intendono passare al digitale. Questo soggetto, infatti, viene spesso equiparato ad un pubblico ufficiale, sul quale gravano tutta una serie di delicati compiti.

Allo scopo di garantire massima sicurezza, il Responsabile della Conservazione vanta anche una copertura assicurativa, in quanto a suo carico gravano eventuali errori o i danni derivanti dalla perdita dei documenti.

La scelta del Responsabile della Conservazione richiede quindi molta attenzione perché questo soggetto è il solo referente per consultare i documenti aziendali ed eventualmente per produrli anche nei giudizi come prove attendibili.

In definitiva

Le paura che molte aziende hanno di passare al digitale è quindi del tutto infondata e non ha ragione di esistere. La prima cosa da fare è documentarsi bene sulla conservazione e rendersi effettivamente conto dei numerosi benefici che ne derivano. Del resto, non si spiegherebbe come mai il fenomeno è in continua espansione.

Successivamente appare quanto mai necessario affidarsi ad un Responsabile della Conservazione che sia in grado di garantire un servizio impeccabile e di qualità. Meglio concentrare la scelta su soggetti qualificati, diffidando da chi offre prezzi eccessivamente bassi, perché è alto il rischio di rimanere delusi.

La conservazione dei documenti in modalità digitale non è solo un sistema per scambiare i dati in maniera sicura, ma un modo per migliorare complessivamente la propria azienda. Quello che serve, dunque, è un Conservatore che sia accreditato.