L’importanza del barcode e della firma elettronica

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Oggi la tecnologia ha fatto passi da gigante ed ha permesso di dare vita a due nuovi meccanismi divenuti fondamentali per le aziende: il barcode e la firma elettronica.

L’importanza del barcode e come devono essere utilizzati

Per rendere completamente automatica l’imputazione di numeri, codici e date nella propria azienda invece che digitarli utilizzando la tastiera, basta usare la tecnologia dei barcode. Tale sistema può essere stampato sulle liste dell’inventario e di prelievo, sui buoni di prelevamento oppure su pallets ed etichette per le scatole. In questo modo potranno essere evitati numerosi errori nella lettura dei dati e nel loro inserimento nel sistema informatico.

Per poter sfruttare al meglio tale meccanismo occorre però conoscere il sistema operativo, il linguaggio delle stampe e il suo supporto e quindi sarebbe bene avvalersi dell’aiuto di software e hardware esterni. Alcuni appositi programmi offrono la possibilità di facilitare la stampa di codici a barre attraverso l’utilizzo delle stampanti laser, senza dover per forza di cose effettuare qualche attività di programmazione, risultati a volte troppo complessi oltre che costosi.

Maggiori informazioni sui codici barcode e sul loro uso è possibile visionarle direttamente al seguente link: www.recordinformatica.it

Cos’è la firma elettronica

Alcuni documenti specifici come ad esempio quelli aziendali necessitano per forza di cose di una firma autografa. In questo gruppo rientrano soprattutto le fatture accompagnatorie e i DDT che devono essere firmati dalla persona che si occupa di ritirare la merce per accertare che sia avvenuta la consegna.

Nel caso in cui si dovessero venire a creare delle contestazioni relative alla consegna, il fornitore potrà in qualsiasi caso esibire il documento firmato per provare di aver effettivamente consegnato la merce al cliente. In una gestione documentale efficiente, tale meccanismo se svolto manualmente, potrebbe in qualche modo penalizzare la sua gestione sia in termini di velocità che di praticità.

Per poter salvare nel modo corretto un documento firmato occorre infatti effettuare la sua scansione e tutti questi passaggi risultano essere poco funzionali. La tecnologia offre oggi la possibilità di evitare tali inconvenienti attraverso l’esecuzione della firma in tablet o pad. Non sarà necessario così scannerizzare il documento, risparmiando di conseguenza parecchio tempo.

La valenza legale per la firma elettronica

Dal punto di vista legale la firma elettronica non presenta le stesse caratteristiche della firma così detta tradizionale in quanto essa non viene definita qualificata, digitale o avanzata. La firma elettronica infatti non è altro che un semplice tratto grafico scritto dal cliente sul pad e che in seguito viene riportato sul documento. Per tali ragioni non presenta una valenza giuridica piena ma solamente minima.

Occorre comprendere quindi se è possibile utilizzare questo tipo di firma per ottenere una valutazione più impegnativa ma in linea generale tale valore dipende dal costo dell’oggetto trasportato.

Nel caso in cui la merce presenti un prestigio particolare e l’azienda è disposta ad arrivare al giudizio in tribunale contro il clienti, nel momento in cui si passa al riconoscimento della firma da parte del destinatario nel documento, bisogna procedere utilizzando dei sistemi molto più evoluti come ad esempio quello della firma grafometrica.

Al contrario se la merce non presenta un valore esiguo o comunque l’intenzione dell’impresa non è quella di accendere una causa giudiziaria, potrebbe rivelarsi sufficiente la firma elettronica semplice.

Appare chiaro infine che il barcode e la firma autografa giocano attualmente un ruolo fondamentale nel campo della tecnologia, in quanto permettono alle aziende di evitare non soltanto lunghe pratiche ritenute essere a volte troppo dispendiose e contorte ma riducono anche di molto il tempo necessario per il loro compimento. Codici e barre e firma elettronica offrono soluzioni alternative molto convenienti sia per le aziende pubbliche che i privati.