Migliorare l’efficienza aziendale: ecco come puoi fare

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Se hai un’attività, uno dei tuoi maggiori interessi è quello di migliorarne l’efficienza, ovvero aumentare i profitti mantenendo o addirittura diminuendo i costi e la quantità di lavoro svolto. Il metodo per raggiungere questi obiettivi passa prima di tutto da un’analisi approfondita dei processi aziendali per individuare le criticità e gli aspetti migliorabili.

Ecco alcuni degli ambiti più comuni con possibilità di miglioramento:

Formalizza i workflow

Uno dei settori che vede il maggior numero di sprechi di tempo e risorse è quello legato ai flussi di lavoro. Spesso nelle aziende, e ancor più nelle startup, la crescita è talmente rapida che i flussi di lavoro sono in costante mutamento ed evoluzione.

Questo è uno dei motivi per cui i workflow non vengono formalizzati, nero su bianco, e definiti in passaggi rigidi e specifici ma si lascia libertà agli operatori di raggiungere l’obiettivo nel modo che più ritengono consono e si effettuano correzioni di rotta a mano a mano che le problematiche vengono evidenziate.

Se sulla carta, questo è un ottimo modo per crescere in fretta e non sprecare tempo nella creazione di risorse che diventerebbero obsolete di lì a poco tempo ma diventa una grossa criticità quando si presenta l’occasione di integrare una nuova persona nel team; infatti, se è vero che tutti i membri attuali del team conoscono i flussi di lavoro corretti perché hanno contribuito a svilupparli, diventa complesso inserire una nuova risorsa in organico e portarla a regime perché non sono stati creati strumenti per guidare il suo onboarding.

Un problema simile si presenta anche quando un operatore già inserito in azienda sente il bisogno di controllare se il proprio metodo di lavoro sia quello ottimale ma non sono disponibili risorse da consultare e con cui confrontarsi.

La mancanza di risorse formalizzate riguardo la gestione dei flussi di lavoro porta a perdite di tempo, e quindi di denaro, per il costante allineamento e la correzione di incomprensioni che sarebbero altrimenti facilmente risolvibili consultando un semplice manuale.

Convergenza di piattaforme

Un ambito in cui le aziende perdono tanto tempo e denaro e nel quale quindi c’è spazio per il miglioramento dell’efficienza è la gestione degli strumenti informatici.

Sistemi non integrati richiedono ai lavoratori di compiere costantemente azioni di aggiornamento e riallineamento delle piattaforme mentre un sistema integrato garantisce aggiornamenti automatici e consequenziali che alleggeriscono il carico mentale e liberano tempo per il lavoro effettivo.

Inoltre, utilizzare tanti sistemi diversi è spesso più costoso della utilizzare software che spesso vengono venduti a pacchetto ad un costo minore.

Ad esempio, un’azienda potrebbe utilizzare Microsoft Word e Microsoft Excel per la produttività, Gmail per la gestione della posta elettronica, Notion come database e Trello per la gestione dei progetti

Oppure la stessa azienda potrebbe utilizzare la suite di Google che integra Docs e Fogli, Gmail, Keep e Calendar che svolgono le stesse funzioni dei software citati sopra ma si integrano perfettamente e sono venduti a pacchetto ad un prezzo inferiore rispetto alla somma dei singoli.

Lavoro ad obiettivi, non a ore

Migliorare l’efficienza aziendale significa anche migliorare lo stile di vita per i lavoratori. Lavorare ad obiettivi significa premiare l’efficienza degli impiegati con tempo libero e libertà di gestire i propri orari:

  • un lavoratore efficiente terminerà il lavoro ben entro le scadenze ed avrà a piena disposizione il proprio tempo libero
  • un lavoratore poco efficiente dovrà comunque lavorare per consegnare il lavoro entro i termini e i datore di lavoro si assicurerà sempre progetti consegnati in orario

Il lavoro ad ore, al contrario, premia chi è poco efficiente riducendo il carico e penalizza chi è molto efficiente portando un aumento del carico di lavoro o lasciandolo in ufficio senza nulla da fare fino all’orario giusto per timbrare il cartellino

Alleggerisci il carico della gestione fiscale

Migliorare l’efficienza aziendale, specialmente se si tratta di un’attività autonoma o di libera professione, passa anche e soprattutto dal delegare tutti i compiti banali e ripetitivi per liberare energia mentale da reinvestire nello sviluppo del business.

Per aiutare nella gestione fiscale, sono nati diversi servizi online come ad esempio Fiscozen che mette a disposizione di tutti i suoi iscritti un commercialista dedicato che svolga le pratiche e risponda a tutte le domande, oltre che un software per la fatturazione tradizionale ed elettronica e una dashboard aggiornata in tempo reale con i dettagli di quanto sarà necessario versare nell’anno in corso e nell’anno successivo.